POLITICA DE PRIVACIDAD - HABEAS DATA

ALCANCE

Atendiendo lo establecido en el artículo 9º la Ley Estatuaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los adicionen modifiquen o deroguen esta política de Protección de Datos Personales que sean objeto de tratamiento los datos personales por usted suministrados en uso de recolección, almacenamiento y circulación por parte de SAIN INVERSIONES S.A.S. en los términos establecidos en el presente documento de autorización. Los datos personales suministrados serán almacenados y utilizados por SAIN INVERSIONES S.A.S. de la siguiente manera: Almacenamiento en el sistema informático interno de SAIN INVERSIONES S.A.S. Circulación de la información con las personas especificadas en este documento de aceptación, exclusivamente para los fines de la relación comercial que usted mantiene con nosotros.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dirección: Carrera 36 # 16 39 Bogotá D.C.

Correo Electrónico: contabilidad@sainlubricantes.com

Teléfono: 3295240

3. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. AUTORIZACIÓN

La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la SAIN INVERSIONES S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. SAIN INVERSIONES S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por la SAIN INVERSIONES S.A.S. y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

a. Quién recopila (responsable o encargado).

b. Qué recopila (datos que se recaban).

c. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).

d. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

e. Si se recopilan datos sensibles.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. SAIN INVERSIONES S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

5. DERECHOS Y DEBERES

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la SAIN INVERSIONES S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a SAIN INVERSIONES S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.
Ser informado por SAIN INVERSIONES S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE SAIN INVERSIONES S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. En todo momento, los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la SAIN INVERSIONES S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SAIN INVERSIONES S.A.S., a través de los medios indicados a continuación:

Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a SAIN INVERSIONES S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Información respecto del uso que se le ha dado por SAIN INVERSIONES S.A.S. a sus datos personales. Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: SAIN INVERSIONES S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida a SAIN INVERSIONES S.A.S., Carrera 36 16 - 39 en la ciudad de Bogotá D.C.
Solicitud presentada al correo electrónico: servicioalcliente@sainlubricantes.com.

Atención y respuesta por parte de SAIN INVERSIONES S.A.S.:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SAIN INVERSIONES S.A.S., a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados líneas adelante:

La corrección o actualización de la información.
La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos: SAIN INVERSIONES S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
Comunicación dirigida a SAIN INVERSIONES S.A.S., Carrera 36 16-39 en la ciudad de Bogotá D.C.
Solicitud presentada al correo electrónico: servicioalcliente@sainlubricantes.com. Atención y respuesta por parte de SAIN INVERSIONES SAS: Si la queja o reclamo se presentan incompletos, SAIN INVERSIONES S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

8. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de SAIN INVERSIONES S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios.

9. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES SAIN INVERSIONES SAS

En estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de SAIN INVERSIONES S.A.S. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. SAIN INVERSIONES S.A.S. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de SAIN INVERSIONES S.A.S. y sus Encargados. SAIN INVERSIONES S.A.S. exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

10. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES SAIN INVERSIONES SAS

Podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a SAS cuando:

a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de SAS;

b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre SAIN INVERSIONES S.A.S. y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

Dar Tratamiento, a nombre de SAS a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

11. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

12. VIGENCIA.

El presente manual regirá durante el tiempo necesario y razonable para cumplir las finalidades del tratamiento conforme a la regulación legal existente.